PraeDoc

PraeDoc ist ein branchenübergreifender Digitalisierungs- und Aufbereitungsservice für alle Arten von Dokumenten – Post, Akten, Verträge, Buchhaltung, Rechnungen, Korrespondenz, Personalunterlagen und sonstige Papierbestände. Wir machen aus analogen oder ungeeignet gescannten Unterlagen eine verwertbare digitale Aktenbasis, die sofort weiterverarbeitet werden kann: organisatorisch, in DMS/ERP-Systemen oder als Datengrundlage für KI-Projekte.

Leistungsumfang (End-to-End)

1. Annahme & Sichtung
   Übernahme von Post, Ordnern, Kartons oder Loseblattsammlungen. Grobklassifizierung (z. B. Behörden, Finanzen, Verträge, Personal, Korrespondenz) als belastbare Ausgangsstruktur.
2. Digitalisierung & Qualitätsprüfung
   Scan mit definierten Parametern (typisch 300 dpi), Korrekturen (Drehung/Ausrichtung), Prüfung auf Vollständigkeit. Ergebnis: stabile, gut lesbare Dokumente.
3. OCR & KI-Fähigkeit
   Umwandlung in durchsuchbare PDFs. Dadurch können Systeme und KI Inhalte extrahieren, klassifizieren und weiterverarbeiten.
4. Strukturierung
   Ablage nach Kategorien, sinnvolle Benennung (Datum + Dokumenttyp + Kurzbeschreibung), optional chronologisch.
5. Übergabeformat
   Bereitstellung als ZIP-Paket mit sauberer Ordnerstruktur. Ziel: schnelle Weiterverarbeitung durch IT/KI/Organisation.

Abgrenzung (klar)

• Keine Rechtsberatung, keine Vertretung. Wir liefern Struktur und technische Grundlagen.
• Keine automatischen Entscheidungen. To-dos/Entwürfe sind Assistenz, kein Bescheid.
• Vertraulichkeit & Datenschutz sind Bestandteil des Prozesses (Zugriff, Übergabe, Speicherung nach Vorgabe).

PraeDoc arbeitet in klaren Prozessschritten. Ziel ist eine technisch saubere und organisatorisch verwertbare Dokumentenbasis, die ohne Nacharbeit in IT-/KI-Projekte, DMS/ERP-Systeme oder in die tägliche Verwaltung überführt werden kann.

1) Annahme & Sichtung

• Übernahme von Post, Ordnern, Kartons oder Loseblatt-Sammlungen
• Grobklassifizierung nach Themenbereichen (z. B. Behörden, Finanzen, Verträge, Personal, Sonstiges)
• Festlegung des gewünschten Zielbildes (Privat / KMU / Kanzlei / Betreuer-Fall)

2) Digitalisierung & Qualitätscheck

• Scan mit konsistenten Parametern (typisch 300 dpi) für Lesbarkeit und Archivfähigkeit
• Seitenkorrektur (Drehung/Ausrichtung) und Vollständigkeitsprüfung
• Ergebnis: stabile PDFs, keine „schiefen“ oder unlesbaren Dokumente

3) OCR & Verwertbarkeit

• Erstellung durchsuchbarer PDFs (OCR-Volltext)
• Damit können Systeme/KI Inhalte extrahieren, klassifizieren und automatisieren
• Kein „Bild-PDF“ – das ist der häufigste Killer jeder Digitalisierung

4) Strukturierung

• Kategorien-Ordner (z. B. 01_Behoerden, 02_Finanzen, 03_Vertraege, 04_Personal, 05_Korrespondenz)
• Dateibenennung nach Standard (Datum + Typ + Kurzbeschreibung)
• Optional: Chronologie pro Kategorie (für Betreuer/Kanzlei extrem hilfreich)

5) Übergabe als Standardpaket (ZIP)

Die Übergabe erfolgt als normiertes ZIP-Paket. Das ist wichtig, weil viele IT-/KI-Projekte klare Limits für Dateigrößen, Dokumentanzahl und Paketstruktur haben. Unser Ziel: Plug-and-Play.

Was ist in der Stundenleistung enthalten?

• Annahme & Sichtung (Grobordnung, Trennung nach Themen/Stapeln)
• Digitalisierung (Scanlauf, Seitenhandling, Qualitätskontrolle)
• Aufbereitung (Drehung/Ausrichtung, Lesbarkeit, Vollständigkeit)
• Strukturarbeit (Ordnerlogik, Dateibenennung nach Standard)
• Paketierung (Übergabe als ZIP/Teilpakete nach Bedarf)

Wie sichern wir Nachvollziehbarkeit?

• Leistungsprotokoll (kurz, aber belastbar: was wurde in welcher Zeit erledigt)
• Lieferstand als klar abgegrenztes Ergebnis (keine „halben“ Übergaben)
• Optional: Zwischenstand/Teillieferung bei großen Beständen

Mehrwertsteuer

Alle Preise verstehen sich zzgl. gesetzlicher MwSt. und werden entsprechend ausgewiesen.

So bleibt es für dich kalkulierbar

• Kostenrahmen möglich (z. B. „bis X Stunden“) – danach Stop-&-Go
• Priorisierung: erst das Dringende (Fristen), dann der Rest
• Teillieferungen bei großen Beständen, damit du sofort arbeiten kannst

Leistungsnachweis (kurz, aber belastbar)

• Leistungsprotokoll: was wurde erledigt (Sichtung, Struktur, Übergabe)
• Lieferstand ist immer ein klarer Meilenstein – keine „halben“ Ablagen
• Transparenz: du siehst, wofür du bezahlst – ohne Diskussionen

Was wir für ein Angebot minimal brauchen

PraeDoc arbeitet regelmäßig mit sensiblen, personenbezogenen und geschäftskritischen Unterlagen. Datenschutz und Vertraulichkeit sind deshalb kein Zusatz, sondern integraler Bestandteil des Arbeitsprozesses. Dieser Abschnitt beschreibt die operative Umsetzung – unabhängig von der formalen Datenschutzerklärung.

Zugriff & Verarbeitung

• Zugriff ausschließlich durch beauftragte Personen
• Keine Weitergabe an Dritte ohne ausdrückliche Freigabe
• Dokumentenverarbeitung ausschließlich zum vereinbarten Zweck

Digitale Verarbeitung

• Verarbeitung auf kontrollierten Systemen
• Keine Nutzung öffentlicher Cloud-Dienste ohne Abstimmung
• KI-gestützte Auswertungen (sofern gewünscht) nur nach Freigabe

Speicherung & Löschung

• Arbeitskopien nur für die Dauer des Projekts
• Übergabe an den Auftraggeber als abgeschlossener Lieferstand
• Löschung der Arbeitsdaten nach Übergabe oder gemäß Vereinbarung

Originaldokumente

• Sorgfältiger Umgang mit Originalen (Post, Ordner, Loseblätter)
• Keine Veränderung des Inhalts
• Rückgabe oder Übergabe gemäß Absprache

Formale Absicherung

• Datenschutzvereinbarung / Auftragsverarbeitung (AVV) auf Wunsch möglich
• Besonders relevant für Kanzleien, Betreuer und Unternehmen
• Klare Regelung von Zweck, Dauer und Löschfristen

Für Kanzleien, Betreuer und Unternehmen stellen wir eine formale Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung bereit. Das Dokument kann ausgedruckt und unterschrieben werden und regelt Zweck, Dauer, Vertraulichkeit sowie Löschfristen.

Hinweis: Die formale Datenschutzerklärung der Website (Informationspflichten nach Art. 13/14 DSGVO) ist hiervon getrennt. Dieses Dokument betrifft ausschließlich die Auftragsverarbeitung im Rahmen eines PraeDoc-Projekts.